Uppdatering Optimal Service – H1, 2019

14 jun 2019

Först och främst vill jag uttrycka hur stolt jag är över alla medarbetare i Team Optimal! Vi har tillsammans satt upp mål för företagets fortsatta utveckling och alla bidrar på ett hängivet och imponerande sätt till att vi kommer att uppnå dessa.

 

Optimal Service strategi bygger på kompetens, genuint engagemang och goda relationer mellan kollegor såväl som med våra kunder. Vår företagskultur utgår från samma principer och det är där allt börjar och slutar. Jag får ofta höra hur våra kunder uppskattar vårt fokus på relation och kommunikation såväl som på kompetens och att det är avgörande faktorer för varför dom valde just Optimal Service.

 

Optimal Service har en stark företagskultur som bygger på ett prestigelöst förhållningssätt, äkta engagemang och ständig förbättring. Detta sitter i väggarna sedan lång tid tillbaka och ibland så uppmärksammas sådant även utanför väggarna – denna gång genom att Optimal Service tilldelades
Dagens Industris Gasellpris 2018!

 

Optimal 2.0
Optimal Service resa har bara börjat. Resan, som vi döpt till Optimal 2.0, har som syfte att säkerställa att vi är i framkant nu och framöver gällande kompetens, relation, AI(nyttjande av de bästa digitala verktygen och datainsamling/analys inom förvaltning och driftsoptimering). Vi grundar allt på våra tidigare erfarenheter och företagets trygga plattform & DNA och genomför endast kompletteringar och finjusteringar. Detta säkerställer att vi kommer fortsätta att vara den mest attraktiva samarbetspartnern inom fastighetsförvaltning – Optimal Service är och skall även i framtiden vara nästa generations förvaltningsbolag!

 

Optimal 2.0 är ett mindset som står för att vi är under ständig utveckling och förbättring, att vi aldrig är nöjda. 2.0 innefattar även ett antal konkreta åtgärder. Här är ett urval av påbörjade Optimal 2.0-projekt samt projekt som startas upp under H2, 2019 och vidareutvecklas in i 2020:

 

Totalförvaltning(2019-2020): Teknisk förvaltning, Ek förvaltning, Fastighetsskötsel

  • Paketeringen är ny och fokus ligger på vidareutveckling av teknisk förvaltning inkl. driftsoptimering. Att Optimal Service kan erbjuda sina kunder totalförvaltning är viktigt då vi vet att vissa av våra kunder endast vill ha en nära partner som levererar och ansvarar för helheten. Detta har nu paketerats och erbjuds våra kunder.

 

Web (hösten 2019): Investering i ny hemsida 2.0, lanseras i höst 2019

  • Nytt innehåll, text & layout, grafisk profil, visuell identitet.
  • En tydlig, lättmanövrerad och informativ hemsida

 

IT(hösten 2019): Implementering av Office 365:

  • Office 365 kommer säkerställa att vi arbetar med ett modernt och effektivt arbetsverktyg

 

Mobil växel (sommaren 2019):

  • Bidrar till än mer effektivitet i hur vi digitalt hanterar samtal och möten. Växeln kommer även innefatta ett fast kontorsnummer.
  • Optimal blir än mer kostnadseffektiva internt och ut mot kund.

 

Digital jourpärm(hösten 2019):

  • På One Note(Office 365) kommer samtliga jourobjekt finnas upplagda. All kritisk information finns då tillgänglig för berörda jourtekniker och övriga intressenter, samtidigt som kritisk data är säkrad via omedelbar extern lagring.
  • Jourpärmen kommer säkerställa en modern och effektiv jour för våra kunder

 

Outsourcing(sommaren 2019):

  • Löpande bokföring kommer from juni 2019 skötas av extern redovisningsbyrå. Kombinerat med Fortnox som används internt skapas en mycket effektivt papperslös ekonomi och administration.

 

Fortsatt utveckling av WSP-Dedu(2019-2020):

  • Styrprogram för drift och underhåll fastigheter. Verktyget säkerställer teknisk förvaltning som är effektiv, driftsäker med extern back-up samt skalbar för våra medelstora och stora kunder.

 

Digitala system för driftsoptimering(2019-2020)

  • Driftoptimering är en central del i hur våra kunder tillsammans med Optimal Service kan påverka fastigheternas driftnetto. Optimal Service kommer därför kontinuerligt investera i digitala system och ytterligare kompetens inom detta område.
  • Artificiell intelligens kommer vara en viktig del i den framtida utvecklingen av driftoptimering och Optimal Service kommer aktivt nyttja detta

 

Miljö(2019): Optimal Service miljöpolicy innebär att ständigt förebygga och minimera en negativ miljöpåverkan.

  • Ny bilpark: I samband med lansering av ny grafisk profil till hösten kommer ett antal bilar bytas ut till nya miljöklassade bilar.
  • Arbetsmiljöverket har tagit fram ett upplägg för hantering kemikalier inkl. uppdaterade kemikalieförteckningar på samtliga kem. Samtliga medarbetare har även blivit informerade om hur kemikalier ska hanteras och vilka vi valt ut som miljögodkända.
  • From juni sker samtlig fakturering och attestering mm papperslöst via Fortnox

 

Större kontor och lager(sommaren 2019)

  • Vi hyr sedan i våras 200m2 ytterligare kontors- och lageryta på vår befintliga adress Neongatan i Mölndal. Detta innebär att vi kan fortsätta vår resa med samma HK i åtminstone 3-5 år till.

 

Regionala satsningar H2 och 2020

  • Regionerna Trestad, Sjuhärad, Väst samt Syd har nu individuella omsättnings- och resultatmål under respektive regionansvarig
  • Uppköp företag inom fastighetsskötsel i Malmöregionen

 

Optimals plattform bärs upp av fyra pelare(2019)

  • Relationsförvaltning, Teknisk förvaltning, Fastighetsskötsel, Ekonomisk förvaltning
  • Inom Relationsförvaltning ingår många viktiga mjuka värden och en stor del av Optimal Service DNA och företagskultur utgår härifrån.
  • För att ytterligare förstärka teamkänslan och investera i våra medarbetare så har vi sedan jan 2019 väsentligt höjt vårt friskvårdsbidrag samt utökat vårt samarbete med Team Hälso & Friskvård.
  • Vi vill ha marknadens bästa kollegor för att framgång föder framgång och för att våra kunder är vana med och förutsätter hög kvalitet på allt vi gör.

 

Kunder/partners:
Peab:
Samarbetet med Peab fortsätter på ett positivt sätt och flera nya BRF:er har tillkommit under senaste halvåret. En bidragande faktor till att vi får fler objekt av Peab är våra digitala verktyg(bl.a. WSP-Dedu) som på ett kontrollerat och enkelt sätt kan addera fler fastigheter inom samma struktur och kostnadsbild. Samarbetet har även medfört att Peab rekommenderat oss till de fastigheter där garantitiden löpt ut, detta ser som ett bra betyg på hur vårt samarbete utvecklas. BRF Björlanda Brygga och BRF Björlanda Marina är två exempel på nya avtal som ligger utanför Peabs garantitid.

 

Nyfosa – Södra porten:
Nyfosa är ny kund till Optimal Service även om vi redan har ett större samarbete sedan flera år med dess systerbolag Hemfosa. Vår första upphandling för Nyfosa var Södra Porten i Mölndal och uppdraget påbörjades i årsskiftet. Södra Porten är ett större område på drygt 80 000m2 bestående främst av kontorsfastigheter samt Nyfosas egna regionskontor. Optimal Service ansvarar för den totala tekniska driften.

 

Svefa och BRF Nordosten:
Svefa kontaktade Optimal Service i våras för att bjuda in till upphandling av teknisk förvaltning(inkl drift, förvaltning, fastighetsskötsel och lokalvård) gällande BRF Nordosten i Göteborg. Optimal Service vann denna upphandling och påbörjade detta uppdrag from 1/6. BRF Nordosten består av 218 lägenheter och är därmed vår största BRF hittills. En bra referens för fler BRF:er i denna storlek.

 

Opalen Fastighetsförvaltning:
Opalen är ett väletablerat förvaltningsbolag som Optimal Service nu fått sitt första uppdrag tillsammans med. Avtalet gäller teknisk drift och förvaltning av BRF Sjöhamnen i Göteborg och vi tror det kommer leda till fler gemensamma uppdrag.

 

Ny samarbetspartner- Husjuristerna
Då Optimal Service har komplett teknisk förvaltning men även regelbundet får förfrågningar om att ombesörja ekonomisk förvaltning och totalförvaltning så har ett samarbete inletts med Husjuristerna som är en etablerad och erkänt duktig aktör inom ekonomisk förvaltning. Samarbetet innebär att både Optimal Service och Husjuristerna kan erbjuda befintliga och nya kunder Totalförvaltning och därmed stärka och utöka varandras kundportfölj.

 

Team Optimal:
Vi utvecklar och utökar teamet kontinuerligt och vill välkomna nya medarbetare: Mattias Haglund, fastighetstekniker med ansvar för Södra Porten(Nyfosa) Jonas, fastighetstekniker med start 1/9. Jonas kommer ansvara för ett antal fastigheter i region väst och säkerställa att vi kan fortsätta vår tillväxt med bibehållen kvalitets- och servicenivå.
Mikael Nicarson, Fastighetsskötsel och drift Region Syd
Malin Hedlund, Lokalvård och Motaz Almtyab, fastighetsskötsel
Vi har även sommararbetare inne på samtliga regioner och önskar även dem mycket välkomna & stortlycka till!

 

Mölndals Näringslivsdag 2019:
Henrik Siösteen sitter med i styrelsen för Mölndal-Åbro Företagsförening och var även med i projektgruppen som organiserade årets Näringslivsdag i Mölndal – en mycket lyckad premiär för detta event med över 40 utställare och bra sponsorer – Näringslivsdagen Mölndal 2020 är redan under planering.

Tillbaka till Nyheter